Quoi de plus énervant que de recevoir une pièce jointe impossible à ouvrir ? Pour éviter ce désagrément aux destinataires de vos envois importants (travaux universitaires, documents administratifs…), ayez le réflexe PDF !

Evitez les formats de fichiers propriétaires

Un format de fichier est dit propriétaire lorsqu’il ne peut être ouvert que par l’application ayant servi à le créer. Ainsi, si vous faites parvenir un texte rédigé sous Word à quelqu’un ne possédant pas le logiciel, il risque d’avoir des difficultés à le consulter.

Ce problème peut même se poser lorsque le destinataire possède une version antérieure à la votre. Les fichiers DOCX créés avec les dernières versions du traitement de texte de Microsoft ne sont, par exemple, pas reconnues par les versions plus anciennes. Le passage d’une plate-forme à une autre (PC, Mac, Linux…) peut également poser problème.

Certaines solutions existent pour remédier au problème (visualiser le fichier avec Gmail, installer les visionneuses fournies par Microsoft, utiliser des sites de conversion en ligne…), mais elles sont loin d’être idéales. Notamment parce qu’elles n’assurent pas un respect de la mise en page.

Le format PDF

La solution réside alors dans l’utilisation du format PDF (Portable Document Format). Celui-ci a l’avantage majeur de pouvoir être lu par n’importe quel ordinateur pourvu qu’y soit installé le logiciel, gratuit, Adobe Reader.
Le PDF traite les documents comme des images et assure donc un respect de la mise en forme, ce qui pourra également vous éviter bien des mauvaises surprises lorsque vous devrez imprimer sur un matériel inconnu.

Utilisez PDF Creator

Créé par la firme Adobe, les « véritables » fichiers PDF sont générés par le logiciel Adobe Acrobat, malheureusement fort coûteux. Mais des solutions gratuites existent pour transformer toutes vos créations (textes, tableurs, images…) en fichiers PDF. La plus efficace est PDF Creator.
En installant ce logiciel, vous installerez une nouvelle imprimante (virtuelle) nommée PDFCreator. Pour créer un PDF, il vous suffira alors d’imprimer votre fichier en sélectionnant ce nouveau « matériel ». Il vous sera également possible de convertir vos fichiers par simple glisser-déposer sur l’icône de l’application. Résultat : un fichier, dont la seule limite sera de ne pas être modifiable, lisible par tous vos correspondants.

Télécharger PDF Creator